30. března 2017
Reklama
 
     
Business Contact Manager 2007

 

 Kniha o Business Contact Manager (BCM) 2007 v češtině zdarma

imageTématem Business Contact Manageru  jsem se zabýval v článku pro časopis Connect! a protože doba pokročila dále, můžete dnes používat další verzi, která se nazývá Microsoft Office Outlook  2007 Business Contact Manager.

K tomuto programu byla vydána kniha v češtině, která je k dispozici ke stažení zdarma ze stránek firmy Microsoft. Na 80 stranách je popsána základní práce s produktem od instalace a spuštění přes scénáře použití, mobilního klienta, rozšířených nastavení až po konfiguraci a správu sdílené databáze na serveru.                                                        
                       

Bohužel 22 stránkový dokument pro vytvoření vzdálené databáze pro BCM již není na stránkách download.microsoft.com, ale najdete ho po registraci na nové adrese.

Deploying Outlook 2007 with Business Contact Manager in a Remote Database Configuration
http://sharepoint.microsoft.com/innovateon/officedeveloper/Developer%20Documents/Outlook2007BusinessContactManager.doc

 

Kniha o BCM 2007 ke stažení

http://download.microsoft.com/download/0/C/A/0CA98251-24A2-4FD1-AEFB-722C900F45E2/Business-Contact-Manager.pdf 

 
     
 Business Contact Manager

Tento text vyšel v časopise Connect! číslo 11/2005. Více informací na internetových stránkách časopisu Connect!

Práce s kontakty naplno – Microsoft Office Outlook 2003 Business Contact Manager

Petr Buchmaier

Potřebujete mít přehled ve vašich kontaktech a efektivně využívat možností práce se zákazníky ? Propojení všech záznamů k danému obchodnímu případu, nebo zákazníkovi vám umožní rozšíření pro Outlook, nyní i se sdílením dat a podporou pro přenosné PC.

Většina uživatelů, kteří používají Outlook narazila na problém jak efektivně využívat osobní a firemní kontakty, jak tyto kontakty napojit na dokumenty, jak propojit všechny informace k danému zákazníkovi do jednoho celku. Řešením může být systém CRM, ale ten může být v některých případech příliš složitý a drahý a pro malé a střední firmy těžko využitelný. V kancelářských aplikacích Microsoft Office 2003 se proto nabízí řešení funkční řešení právě pro tyto potřeby. V řadách sady Microsoft Office 2003 Small Business a Professional je obsažen doplněk Business Contact Manager, který umožňuje informace ukládat do databáze a podstatně rozšiřuje možnosti práce s kontakty.

Rozšířeny jsou možnosti jednotlivých kontaktů, původní kontakty se rozdělili do položek klienti a obchodní kontakty. Klienti představují firmy a společnosti se kterými spolupracujete, obchodní kontakty pak jsou kontakty na konkrétní osoby v dané firmě. Obchodní příležitosti jsou jednotlivé obchodní případy, které můžete zaznamenávat od jejich vzniku až po úspěšné dokončení.

Instalace

Instalace je prováděna ze samostatného CD, požaduje procesor minimálně 450 MHz a 256 MB paměti. Při instalaci je instalována podpora Microsoft .NET Framework 1.1 a Microsoft SQL Server Desktop Engine (MSDE). První verze BCM nemůže pracovat s účty na serveru Exchange a neobsahuje průvodce pro nastavení databáze. Pro její zprovoznění je proto nutné se zanořit do nápovědy k systému. Pro první verzi BCM můžete používat doplněk BCMnet od firmy Pythagoras, který umožňuje sdílení s dalšími uživateli.  

V aktualizaci BCM z června tohoto roku je už sdílení databází podporováno. Při instalaci aktualizace BCM je prováděna kontrola na SP1 pro Microsoft Office 2003, případně je tato aktualizace instalována. Aktualizace provádí upgrade předchozí databáze a pomocí jednoduchého průvodce vám umožňuje provést nastavení po prvním spuštění a vybrat si databázi, kterou budete používat.

Práce s BCM

Po spuštění aplikace Microsoft Outlook je kromě poštovní schránky a osobních složek  uživatele nabízena i složka „Business Contact Manager“, která obsahuje nabídku pro historii obchodního vztahu, klienty, obchodní kontakty a příležitosti. Nově se zobrazují i panely nástrojů pro BCM a k dispozici je i menu „Obchodní nástroje“. V menu „Obchodní nástroje naleznete vše pro použití BCM. Zde je také možno vytvářet předdefinované sestavy, podle kritérií jako jsou platební morálka, hodnocení, kategorie atd.

Každý nově definovaný klient obsahuje položky historie klienta, kam jsou ukládány všechny záznamy a soubory, které se k danému klientovi vztahují. Jedná se o  obchodní poznámky, e-mailové zprávy, příležitosti, úkoly, události, zápisy o telefonních hovorech a soubory.

image002.jpg
Detail vlastností klienta

Ke každému klientovi si přiřazujete obchodní kontakty (osoby). Záznamy k osobám jsou v seznamu historie klienta také zobrazovány, takže je přehledně dostupná veškerá komunikace, která byla s klientem a jednotlivými osobami prováděna.

O klientech lze evidovat jejich platební morálku a stav. Lze tak sledovat jejich aktivitu, případně vyhledávat klienty z daných kategorií.

Záznamy se musí vytvářet systematicky a každý kontakt zaznamenávat k odpovídajícím položkám. Pokud spoléháte na psaní poznámek do komentáře k dané osobě, zde je vhodné od této praxe přejít k vytváření nových položek typu obchodní poznámka, nebo telefonní hovor.

Velmi efektivní může být volání kontaktu pomocí vytáčení (vyžaduje spolupráci ústředny), kdy je vytvářen záznam telefonického hovoru, pokud máte patřičné vybavení můžete si hovor i zaznamenávat a uložit si audio záznam přímo ke kontaktu. Vkládat si můžete také zasílané faxy a další soubory.

image004.jpg

Obchodní příležitosti se vztahují k projednávanému obchodnímu případu. Opět se zde zaznamenávají události, které mají k danému obchodnímu případu vztah, navíc se zaznamenávají finanční nabídky produktů a služeb. V seznamu se poté mohou třídit podle pravděpodobnosti a finanční výše, takže je vidět očekávaný přínos a důležitost pro komunikaci.

image006.jpg
Detail obchodní příležitosti

Přehled nad klienty a obchodními příležitostmi získáte pomocí sestav. Sestavy lze tisknout, případně ukládat do souborů pro další zpracování. Dostáváte tak k dispozici rychlý nástroj k zobrazení informací. Sestavy lze upravovat a navrhovat si vlastní podobu výstupu.

Podpora mobilních zařízení

K dispozici je podpora mobilních Pocket PC, takže záznamy lze zpracovávat i na kapesních přístrojích. Bohužel jsem nemohl tuto podporu vyzkoušet.

Práce s daty

Data lze importovat ze složky kontaktů aplikace Outlook, z jiné aplikace BCM, z databáze Access, csv souboru, tabulky Excel atd.

Databázi BCM lze vytvořit, nebo připojit z jiného počítače, zálohovat a obnovovat, případně provádět kontrolu a opravu chyb. Zvláštní kapitolou je sdílení databáze s ostatními uživateli. Při sdílení databáze s ostatními uživateli nejsou již automaticky přidružovány e-mailové zprávy k záznamům BCM. Propojení emailu je poté nutno udělat ručně.

Průvodce pro sdílení nabízí povolení sdílení na FW a nastavení SQL služby přes síťové protokoly.

Použití

Business Contact Manager představuje velmi dobrý nástroj pro práci s firemními kontakty a je velmi dobře integrován do Microsoft Office. Je určen především do menších týmů, nehodí se pro sdílení se stovkami uživatelů. Aktualizace, která umožňuje sdílení kontaktů a práci s serverem Microsoft Exchange podstatně zvyšuje jeho hodnotu. Použití nástroje je plánováno i pro Microsoft Office Small Business Accounting 2006 a podle všeho je plánován jeho další rozvoj. Nástroj obsahuje některé drobné nedostatky, které však nebrání hlavnímu účelu a lze je překonat. Nápověda k systému je opravdu kvalitní a lze díky ní vyřešit většinu běžných problémů.

BCM lze doporučit všude tam, kde je nasazován Microsoft Small Business Server 2003.

Odkazy:

Microsoft Outlook s nástrojem Business Contact Manager
http://www.microsoft.com/cze/office/outlook/bcm.asp

Update pro BCM s podporou sdílení databáze a přístupem k Exchange (182 MB)
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=cs&FamilyID=3aec8b42-6dc5-4922-9dfb-1c82237d6b62

Update Outlook 2003 s Business Contact Manager, Business Contacts pro Pocket PC (600 KB)
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=F3BC2918-C310-4599-81D1-558CF385ED88&displaylang=en

BCMnet od firmy Pythagoras
http://www.pythagoras.cz/bcmnet/public/default.aspx

Přehled sad Office 2003
http://www.microsoft.com/cze/office/editions/

 


 Tisknout   
Copyright 2005-2013 by PetrB